Règlement intérieur

ARTICLE 1 : UTILISATION DES RESSOURCES DE L’ASSOCIATION

Esquisse est une association de type loi 1901 à but non lucratif et à vocation économique. Par conséquent, si elle a le droit d’enregistrer des bénéfices, elle a le devoir de réinvestir intégralement ces bénéfices dans l’intérêt unique et exclusif de l’association. De fait, les membres de l’équipe gestionnaire ne peuvent en aucun cas se partager les dits bénéfices.

Les dépenses de l’association devront suivre en priorité quatre axes d’investissements :

  • amélioration du fonctionnement et de la gestion.
  • valorisation d’esquisse vis-à-vis des clients afin d’augmenter les demandes d’études en offrant des études de qualités.
  • valorisation d’Esquisse auprès des étudiants et des entreprises
  • organisation et animation de manifestations ou opérations visant à améliorer la formation des étudiants en architecture et la vie étudiantes dans son ensemble.

 

ARTICLE 2 : RESPONSABILITE FINANCIERE

La responsabilité des dépenses est assumée par le trésorier et le président.

La gestion des dépenses supérieures à 76 Euros est du ressort du conseil d’administration, mais le président et le trésorier assumant des responsabilités légales, peuvent à tout moment convoquer en leur nom personnel, une A.G.E. pour faire réexaminer cette décision. Dans ce cas, l’application du vote du C.A. est suspendu jusqu’à l’A.G.E.

En outre, aucune décision ne peut être prise sans en communiquer la nature à ces deux personnes.

 

ARTICLE 3 : USUFRUIT DES BENEFICES PAR L’EQUIPE GESTIONNAIRE

Les membres de l’équipe gestionnaire sont totalement bénévoles et ne perçoivent aucune rétribution d’aucune sorte au titre des services pour esquisse. Ils sont libres de réaliser des études au même titre et dans les mêmes conditions que les autres étudiants de l’école.

Il est néanmoins admis que les membres actifs, ainsi que les personnes ayant effectué au moins un exercice au sein du bureau exécutif détiennent l’usufruit du matériel de l’association pour leur usage exclusif et modéré.

Le président à autorité pour infléchir les abus éventuellement constatés.

Les décisions d’ordre financières ou éthique sont soumises à l’autorité du conseil d’administration.

 

ARTICLE 4 : DEROULEMENT D’UNE ETUDE

Un client contacte ESQUISSE et fait part de son besoin de réaliser telle ou telle étude.

Les membres de l’équipe inscrivent une annonce et recherchent alors un étudiant capable de réaliser l’étude.

Des accords entreprises et étudiants sont remplis par les parties consernées et permettent de mettre par écrit la durée de mission, son objet, le nombre de Journée Etudes, la rémunération de l’étudiant le coût de la mission et l’échéancier de paiement. Ils doivent être remis 24 h avant le commencement de la mission. Dans le cas où cela n’est pas respecté les membres de l’association auront le droit de refuser les accords étudiants et entreprise.

Une convention entreprise est signé entre le client et ESQUISSE, reprécisant l’objet de l’étude, la durée du travail, le coût global, le nombre de journées études (calculée à partir du coût et qui sert de base de calcul à L’URSSAF). Ces document doit être signé par les trois parties, client, étudiants et ESQUISSE, avant le début de l’étude.

A chaque échéance, et à la fin de l’étude, une facture est émise à l’intention de l’entreprise.

L’étudiant doit nous remettre un rapport d’étude permettant de justifier auprès des organismes qui nous contrôlent, le bien fondé des conditions précitées. Pour la dernière ou l’unique échéance de la mission, l’étudiant ne recevra pas la rémunération qui lui est du si le document n’est pas remi à l’association.

Alors, l’étudiant reçoit d’Esquisse le paiement correspondant au montant versé par l’entreprise, diminué de la TVA, des charges sociales, patronales, et du pourcentage de 7 % d’Esquisse qui sert au fonctionnement de l’association.

L’étudiant reçoit en même temps un bulletin de versement qui détaille la transition entre la somme que paye le client et la somme qu’il touche.
Ce document sert de justificatif de paiement émis et reçu.

ARTICLE 4 bis

Etant une association dont but est de faire découvrir aux étudiants le monde du travail et non de faire de la concurrence aux jeunes diplômés, nous limitons le nombre de conventions à 3 effectuées avec la même entreprise, avec le même étudiants chaque année scolaire.

 

ARTICLE 5 : ARCHIVAGE DES CONVENTIONS

Toutes les conventions doivent être archivées et conservées au sein du local Esquisse, pendant une durée de trente ans, afin de permettre toute vérification ultérieure aussi bien par les administrations fiscales et sociales que par les administrateurs de l’association elle-même.

Chaque président(e) ayant effectué un exercice complet à Esquisse détient définitivement un droit de regard sur l’association, et notamment sur les comptes et l’éthique des études réalisées, et par conséquent sur les archives.

 

ARTICLE 6 : RESPONSABILITE DES ADMINISTRATEURS

Bien qu’agissant bénévolement, les administrateurs peuvent voir leur responsabilité engagée :

Responsabilité civile

  • vis-à-vis de l’association si celle-ci a subi un préjudice conséquent à une faute, par exemple, manquement au respect des statuts, du règlement intérieur et des décisions du conseil d’administration.
  • Vis-à-vis des tiers dans le cas de préjudice subit par un tiers ou un membre. La responsabilité individuelle est engagée pour un fait détachable des fonctions de l’administrateur, tandis que pour un fait survenant dans le cadre de ses fonctions, cette responsabilité sera partagée par l’association.

Responsabilité pénale

  • celle-ci est engagée lorsque les administrateurs entraînent volontairement la fraude ou l’insolvabilité de l’association ou encore lorsqu’ils omettent les déclarations fiscales et sociales prévues par les textes

 

ARTICLE 6 bis : REUNION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Le conseil d’administration se réunit tous les semestres au moins sur convocation du président(e) ou sur demande d’un tiers de ses membres, au minimum une semaine à l’avance, le président(e) fixant l’ordre du jour.

Le quorum est fixé aux 2/3 des membres.

 

ARTICLE 7 : LE BUREAU EXECUTIF

Le bureau exécutif est composé de 4 membres issus du conseil d’administration, élus pour 1 an. Au début de chaque mandat annuel, ils doivent soit être confirmés dans leurs fonctions, soit changer de poste au sein du bureau, soit démissionner.

Les responsabilités des postes :

Président :

  • Stratégie de l’association
  • Coordination de l’équipe
  • Représentation
  • Respect des textes régissant l’activité d’Esquisse

     

    Vice -président :

  • Stratégie de l’association
  • Représentation
  • Respect des textes régissant l’activité d’Esquisse

Trésorier :

  • Responsable de la comptabilité
  • Contrôle de la gestion
  • Gestion de la trésorie
  • Déclaration juridiques fiscales, sociales et leurs suivis
  • Présentation des situations financières à chaque CA

Secrétaire :

  • Communication interne du CA
  • Communication externe aux adhérents
  • Mise en forme des documents de l’association (statuts, déclaration de changement de bureau…).

Membre d’Honneur :

  • A titre exceptionnel, dans le but d’apporter un intérêt particulier à l’association (exemple : lien avec l’UNJA, affaires internes de l’association…)
  • « Si les membres d’honneur sont conviés à l’assemblée générale de l’association, ils ne sont ni électeurs ni éligibles au conseil d’administration. Leur qualité ne leur octroie aucun rôle actif. Le cumul d’un titre « honorifique » et d’un titre de membre actif est généralement exclu. » *
  • N’est pas considéré comme électeur en A.G., ne peut pas prendre part aux décisions lors d’un vote, et il permet seulement d’apporter des conseils ou des informations suivant les missions que lui donne l’association dans le but de servir l’intérêt de cette dernière.
  •  » Les statuts prévoient souvent que les membres d’honneur soient dispensés du paiement d’une cotisation »*

* : https://association.ooreka.fr/astuce/voir/614235/membre-d-honneur

ARTICLE 7 bis : REUNION DU BUREAU EXECUTIF

En dehors des réunions du CA, le Bureau se réunit sur convocation du président(e) ou à la demande de deux de ses membres (il n’y a pas de périodicité car cet organe à vocation à la permanence).

La formation du déroulement de ces réunions est laissée au secrétaire en poste à la date de la convocation.